Workplace-as-a-Service: Mieten Sie schon oder kaufen Sie noch?

Das Modell Workplace-as-a-Service (WaaS) ist eine Weiterentwicklung des Software-as-Service-Prinzips. Dem Nutzer wird neben der benötigten Software auch die entsprechende Hardware zur Verfügung gestellt. Die Abrechnung erfolgt über eine monatliche, gleichbleibende Rate. Services wie beispielsweise Versicherungen oder die Datenlöschung am Ende der Laufzeit können ebenfalls in die Mietrate integriert werden. Einfach ausgedrückt: Der User erhält einen All Inclusive Arbeitsplatz.  

Traditionell werden Hard- und Software gekauft, in das Anlagevermögen aufgenommen und dann über mehrere Jahre abgeschrieben. Unterschiedliche Abschreibungsfristen und -vorgaben machen die Buchhaltung komplex und intransparent. Im Mietmodell bleiben die Geräte samt Software-Ausstattung Eigentum des Dienstleisters. Als Mieter müssen Sie die Aufwendungen nur als laufende Kosten buchen. Dabei bieten die fixen Raten, die nicht nur die Hardware, sondern auch alle Services abdecken, weitere Vorteile.

Die Frage nach den genauen Kosten eines IT-Arbeitsplatzes lässt sich in den wenigsten Unternehmen genau beantworten. Ein gemieteter Arbeitsplatz schlägt jeden Monat mit dem vereinbarten Betrag zu Buche. Das schafft Transparenz und Planungssicherheit über die gesamte Vertragslaufzeit.

Bei WaaS steht der neue IT-Arbeitsplatz innerhalb weniger Tage zur Verfügung. Über ein Self-Service-Portal kann der Mitarbeiter beispielsweise aus einer vom Unternehmen definierten Auswahl seine Wunschkonfiguration aus Hard- und Softwarekomponenten zusammenstellen, was seine Einbindung und damit auch die Zufriedenheit deutlich steigert.

Ein weiterer Vorteil des Mietmodells ist seine große Flexibilität: Über das Self-Service-Portal lassen sich unterschiedliche Arbeitsumgebungen wie mehrere Bildschirme oder ein mobiles Endgerät individuell auf das jeweilige Jobprofil anpassen. Auf allen Geräten steht dem Endanwender seine gewohnte Arbeitsumgebung zur Verfügung; die Anbindung ans Firmennetz ist ebenfalls ohne zusätzliche Konfiguration per Knopfdruck erledigt.

In den wenigsten Fällen denken Unternehmen bei der IT-Beschaffung auch daran, was nach Ablauf der Nutzungsdauer mit dem Equipment geschehen soll. Die darauf gespeicherten Informationen werden oft nicht fachgerecht gelöscht - ein klarer Verstoß gegen gesetzliche Vorgaben, der hohe Geldbußen nach sich ziehen kann. Viele Mietmodelle beinhalten die rechtskonforme Löschung und Wiedervermarktung, beziehungsweise Entsorgung ausgedienter Geräte als Bestandteil des Vertrags.