3 Tipps wie Sie Gesamtkosten ermitteln können

Stellen Sie sich auch diese Frage? Nur die wenigsten Budget-Verantwortlichen dürften hierauf eine Antwort haben. Natürlich lassen sich bei der Anschaffung von Geräten Preisevergleiche anstellen sowie Service- und Wartungsverträge abschließen.

Dabei bleiben aber oftmals viele Fragen offen, die CFOs regelmäßig Kopfzerbrechen bereiten und eine kaufmännische Kalkulation der Total Cost of Ownership (TCO) eines Gerätes erschweren:

• Welche von den ihm zur Verfügung gestellten Geräten nutzt der Mitarbeiter aber tatsächlich?
• Welchen Aufwand hat die IT-Abteilung mit der Administration und Pflege?
• Wie reparaturanfällig ist die Hardware? Wie lange werden sie wirklich genutzt?
• Welcher Restwert bleibt nach der Laufzeit und kann dieser überhaupt realisiert werden?
• Was geschieht nach Nutzungsende mit sensiblen Daten auf den Geräten? 

Um diese Unwägbarkeiten in den Griff zu bekommen, sollten Sie drei Tipps verinnerlichen:

1. Betrachten Sie den gesamten Lifecycle: Jedes Gerät durchläuft typische Phasen eines Lebenszyklus – von der Beschaffung über den Rollout und die eigentliche Nutzung bis hin zur Entsorgung oder Wiedervermarktung. Nur wenn Sie den gesamten Lebenszyklus ganzheitlich betrachten und planen, können Sie tragfähige Budget-Entscheidungen treffen.

2. Betrachten Sie den gesamten Arbeitsplatz: Smartphone, Tablet, Laptop und PC – der Digital Workplace eines Mitarbeiters umfasst oft viele Geräte mit jeweils eigenen Beschaffungsmodalitäten, Rollout-Prozeduren und Services. Oft ist unklar, welche Komponenten wie lange und in welchem Umfang genutzt werden. Erst die gesamtheitliche Betrachtung der IT-Ausstattung eines Mitarbeiters (und ihrer Nutzung) gibt Ihnen als CFO aber einen realistischen Überblick über die TCO eines Digital Workplace. Nur so lässt sich entscheiden, ob nun ein Kauf oder ein Nutzungskonzept die wirtschaftlichere Methode der Beschaffung ist.

3. Arbeiten Sie mit dem richtigen Dienstleister zusammen: Hersteller und Service Provider verkaufen Ihnen in der Regel die Geräte und Verträge, die für den Anbieter die besten Margen bringen. Da sie zudem oft nur isolierte Aspekte des Digital Workplace betrachten, ist fraglich, ob diese Empfehlungen und Angebote tatsächlich optimal zu Ihren individuellen Anforderungen passen und sich die Beschaffungs- und Nutzungsmethode am Ende rechnet.